En este artículo repasamos una reciente consulta vinculante de la DGT, en la que el Centro directivo se plantea si el Reglamento Veri*Factu resulta de aplicación a una empresa, empresario o profesional obligado a expedir facturas por sus operaciones, que emite pocas al mes y las elabora a partir de una hoja de cálculo que envía a sus clientes.
El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, más conocido como «Reglamento Veri*Factu», aprobó el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación. Tras la publicación de la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, que desarrolla las especificaciones de los sistemas de facturación en él previstos, ha comenzado la cuenta atrás para su implementación efectiva y, como era de esperar, también han comenzado a plantearse las primeras dudas sobre su ámbito de aplicación o el alcance de las nuevas obligaciones.
A TENER EN CUENTA. Dicho reglamento supuso el desarrollo reglamentario de lo previsto en el apartado 2.j) del artículo 29 de la LGT. Estableció los requisitos básicos a cumplir por los sistemas informáticos de facturación a utilizar por los empresarios y profesionales en el ejercicio de su actividad, a fin de garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Su objetivo era alinearlos con la normativa tributaria para que toda transacción comercial genere una factura y una anotación en el sistema informático del contribuyente, sin que sea posible la alteración posterior de tales anotaciones; y permitiendo, en su caso, la simultánea o posterior remisión de la información a la Administración tributaria. Además, también incorporó la posibilidad de que los obligados tributarios remitan por vía electrónica a la Administración tributaria, voluntaria y automáticamente, todos los registros de facturación generados en sus sistemas informáticos (en cuyo caso se entenderá que esos sistemas informáticos ya cumplen por diseño los requisitos técnicos). Estos últimos son los denominados «sistemas de emisión de facturas verificables» o «sistemas VERI*FACTU».
Así las cosas, no es de extrañar que la Dirección General de Tributos haya emitido ya las primeras consultas vinculantes en relación con la nueva normativa. Por ejemplo, a través de su consulta vinculante (V2484-24), de 9 de diciembre de 2024, dejó claro que a los contribuyentes acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII) no les resultará aplicable el Reglamento Veri*Factu (tal y como desarrollamos a través de esta noticia) o por medio de la consulta vinculante (V0329-24), de 7 de marzo de 2024, el Centro directivo se planteó si las cajas registradoras utilizadas en los negocios entran dentro de la definición de sistemas y programas informáticos de facturación sometidos a la nueva regulación.
Pues bien, por medio de este artículo nos centraremos en una consulta vinculante emitida por la DGT a finales de 2024, cuyo contenido puede resultar particularmente interesante para muchos contribuyentes. Se trata de la consulta vinculante (V2653-24), de 27 de diciembre de 2024, en la que se analiza si el Reglamento Veri*Factu resulta de aplicación a una empresa, empresario o profesional obligado a expedir facturas por sus operaciones, que emite pocas al mes y las elabora a partir de una hoja de cálculo que envía a sus clientes.
¿Es aplicable el Reglamento Veri*Factu a una empresa que elabora sus facturas a partir de una hoja de cálculo?
Como punto de partida, la DGT recuerda que el artículo 1 del Reglamento Veri*Factu se refiere a su objeto y ámbito de aplicación, señalando:
«1. El presente Reglamento tiene por objeto la regulación de los requisitos y especificaciones técnicas que debe cumplir cualquier sistema y programa informático o electrónico, en adelante denominado genéricamente sistema informático, utilizado por quienes desarrollen actividades económicas, de acuerdo con la definición dada en la Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio, cuando soporte los procesos de facturación de las operaciones correspondientes a su actividad, para garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos, con la información sobre todas las entregas de bienes y prestaciones de servicios, de acuerdo con lo dispuesto en la letra j) del artículo 29.2 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
2. A los efectos del presente Reglamento, el término factura incluye la factura completa y la factura simplificada, de acuerdo al Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.
Se considera sistema informático de facturación al conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas mediante la realización de las siguientes acciones:
a) Admitir la entrada de información de facturación por cualquier método.
b) Conservar la información de facturación, ya sea mediante su almacenamiento en el propio sistema informático de facturación o mediante su salida al exterior del mismo en un soporte físico de cualquier tipo y naturaleza o a través de la remisión telemática a otro sistema informático, sea o no de facturación.
c) Procesar la información de facturación mediante cualquier procedimiento para producir otros resultados derivados, independientemente de dónde se realice este proceso, pudiendo ser en el propio sistema informático de facturación o en otro sistema informático previa remisión de la información al mismo por cualquier vía directa o indirecta.
(...)».
Los sistemas informáticos que queden dentro del ámbito de dicho precepto se regirán por el Reglamento Veri*Factu y su normativa de desarrollo. Y es que, en términos generales, dicha regulación será de aplicación a los obligados tributarios que utilicen sistemas informáticos de facturación y sean contribuyentes del IS o del IRNR (que obtengan rentas mediante establecimiento permanente), contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas o entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar a sus miembros. Ahora bien, quedan excluidos de su ámbito los contribuyentes que lleven los libros registros en los términos del apartado 6 del artículo 62 del RIVA (SII) y también cabe la posibilidad de que la AEAT autorice su no aplicación con respecto a determinados sectores u operaciones.
A TENER EN CUENTA. En concreto, el artículo 5 del Reglamento Veri*Factu permite que el titular del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria de la AEAT, previa solicitud del interesado, pueda resolver la no aplicación del reglamento en relación con sectores empresariales o profesionales o con contribuyentes determinados, cuando quede justificado por las prácticas comerciales o administrativas del sector de que se trate, o con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades económicas; o bien en relación con las operaciones respecto de las cuales se aprecien circunstancias técnicas excepcionales que imposibiliten dicho cumplimiento.
Por lo tanto, una vez aclarado que una empresa o un empresario o profesional que realice actividades económicas puede quedar sometido al Reglamento Veri*Factu, Tributos se plantea si la facturación a través de hojas de cálculo (por ejemplo, de Excel) implica la utilización de un sistema informático de facturación a dichos efectos; concluyendo lo siguiente:
- Si el consultante no utiliza ningún sistema informático de facturación para la expedición de sus facturas y dicha expedición se hiciera de manera manual, no estaría obligado por las disposiciones del Reglamento Veri*Factu.
- Si, por el contrario, emplea hojas de cálculo o procesadores no se puede concluir que no resulte obligada por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, puesto que dichas hojas de cálculo podrían constituir utilidades de procesamiento de datos y conservación que pueden implicar su consideración como Sistemas Informáticos de Facturación, a la vista del artículo 1.2 del Reglamento Veri*Factu .
Sea como fuere, el Centro directivo también indica que la empresa consultante, en caso de resultar obligada por dicho Reglamento, podrá optar por utilizar la aplicación informática que a tal efecto ofrecerá la AEAT en su sede electrónica, tal y como se desprende del artículo 7 del Reglamento Veri*Factu , a cuyo tenor:
«Los obligados tributarios que, de acuerdo con el apartado 1 del artículo 3 de este Reglamento, utilicen sistemas informáticos de facturación podrán utilizar una de las dos opciones siguientes:
a) Un sistema informático que cumpla los requisitos establecidos en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, y este Reglamento.
Además, cuando los sistemas informáticos traten datos personales, deberán garantizar el cumplimiento de lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento General de Protección de Datos) y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, el resto de normativa de aplicación, así como los criterios que se establezcan por la Agencia Española de Protección de Datos o en su ámbito competencial, por las autoridades autonómicas de protección de datos, sin perjuicio de los requisitos establecidos en el presente Reglamento.
Podrá utilizarse un mismo sistema informático para el cumplimiento del presente Reglamento por parte de diversos obligados tributarios en el ejercicio de su actividad económica siempre que los registros de facturación de cada obligado tributario se encuentren diferenciados y se cumplan los requisitos exigidos en este Reglamento por separado para cada uno de los obligados tributarios
b) La aplicación informática que a tal efecto pueda desarrollar la Administración tributaria».
Por último, la consulta vinculante no desconoce que, en el momento de su emisión, ya había concluido el trámite de consulta pública previa sobre la modificación de la disposición final cuarta del Reglamento Veri*Factu , referida a dos aspectos básicos:
- Una posible ampliación del plazo de entrada en vigor del citado Reglamento, para establecer un plazo escalonado de entrada en vigor diferenciado entre los distintos sujetos obligados.
- En segundo lugar, habida cuenta de que los sujetos pasivos acogidos al SII están expresamente excluidos del ámbito de aplicación del Reglamento Veri*Factu, se plantea una modificación del mismo para excluir de su aplicación a las operaciones documentadas en factura que hayan sido materialmente expedidas por el destinatario, o un tercero como consecuencia de la aplicación de disposiciones normativas de obligado cumplimiento, o en virtud de lo señalado en el artículo 5 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por cuenta de un sujeto pasivo no acogido al SII, cuando el sujeto pasivo que expide materialmente la factura este acogido al mismo.
Con todo, dicha modificación todavía continúa en trámite, por lo que los plazos para la implementación efectiva de las medidas del Reglamento Veri*Factu siguen tal y como quedaron tras la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, publicada en el BOE del 28 de octubre de 2024:
- Los obligados tributarios que utilicen sistemas informáticos de facturación (empresas, empresarios, profesionales, etc.) deberán tener operativos los sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos que se establecen en el reglamento y en su normativa de desarrollo antes del 1 de julio de 2025.
- Los productores y comercializadores de los mencionados sistemas informáticos, en relación con dichas actividades de producción y comercialización, deberán ofrecer sus productos adaptados totalmente al reglamento en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial; esto es, tendrán de plazo hasta el 29 de julio de 2025. Ahora bien, en relación con sistemas informáticos incluidos en los contratos de mantenimiento de carácter plurianual contratados antes de este último plazo, deberán estar adaptados al contenido del reglamento con anterioridad al 1 de julio de 2025
- En el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial de desarrollo (por lo tanto, también hasta el 29 de julio de 2025), debería estar disponible en la sede de la AEAT el servicio para la recepción de los registros de facturación remitidos por los «Sistemas de emisión de facturas verificables». Fuente Iberleyt.