¿Hasta cuando debo conservar la documentación de mi empresa?
Se trata de una pregunta que tarde o temprano siempre nos surge cuando desarrollamos
una actividad económica y que además se va repitiendo conforme pasan por
nuestras manos todo tipo de de documentos distintos con el fin de justificar
las operaciones realizadas.
Libros, facturas, contratos… tanto si se trata de documentos
recibidos como de los entregados, debemos conservarlos principalmente por dos
posibles motivos: porque la normativa reguladora así lo obligue con carácter
imperativo o porque puedan ser exigidos en el futuro, normalmente por la propia
Administración pública en sus funciones de comprobación e inspección.
En este sentido el primer plazo a tener en cuenta lo marca
el artículo 30 del Código de Comercio:
Los empresarios conservarán los libros, correspondencia,
documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente
ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los
libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
Teniendo en cuenta que este artículo corresponde al Título
III sobre la Contabilidad de los empresarios, podríamos rebatir si ese plazo se
refiere sólo a la documentación contable (Libros Diario, Inventario y Cuentas
Anuales, Actas…) pero es evidente que la contabilidad por si sola no justifica
debidamente la realidad de las operaciones realizadas
Por tanto, desde el último día de cada ejercicio, toda la
documentación correspondiente al mismo debe guardarse durante los siguientes
seis años, ya sea de tipo contable, fiscal, laboral o mercantil, salvo que otra
norma exija un plazo mayor.
Plazos de prescripción
Muchos se centran nada más que en los plazos de
prescripción, sobre todo en materia tributaria, a la hora de establecer un
calendario de conservación de la documentación de la empresa. En la siguiente
tabla puede ver cuando prescriben las distintas obligaciones de forma general:
Materia
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Prescripción
|
Normativa
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Contable y mercantil. Conservación
|
6 años
|
Art. 30 CC
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Fiscal. Liquidar o exigir el pago de deudas tributarias
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4 años
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Art. 66 Ley 58/2003
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Fiscal. Comprobación de las bases o cuotas compensadas o
pendientes de compensación o de deducciones aplicadas o pendientes de
aplicación
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10 años
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Art. 66 bis Ley 58/2003
|
Laboral. Infracciones
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3 años
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Art. 4.1 Real Decreto Legislativo 5/2000
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Seguridad Social. Infracciones
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4 años
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Art. 4.2 Real Decreto Legislativo 5/2000
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Prevención de Riesgos Laborales. Infracciones
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5 años
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Art. 4.3 Real Decreto Legislativo 5/2000
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Delitos contra la Hacienda Pública y la Seguridad Social
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10 años
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Art. 131 Ley Orgánica 10/1995
|
Estos plazos de prescripción empezarían a contar desde el
último día del plazo voluntario para la presentación de la liquidación o
declaración correspondiente, en el caso de las infracciones fiscales y desde el
mismo momento de cometerse la infracción en el resto de supuestos.
Sin embargo quedarnos simplemente con estos plazos sería muy
descabellado, teniendo que adecuarnos a las distintas operaciones y sobretodo a
las obligaciones que puedan surgir como consecuencia de los mismos. A este
respecto, como ejemplos de documentación que tendremos que conservar durante
más tiempo podemos observar:
- Sobre
préstamos: hasta que sean devueltos.
- Del
inmovilizado: hasta que sea amortizado y/o vendido.
- Relativa
a bienes de inversión: hasta que se haya cumplido el plazo de
regularización del IVA (9 años para terrenos y edificaciones).
- Correspondiente
a ejercicios en los que se haya generado una base imponible negativa:
hasta cuatro años después de su compensación.
Además, si el plazo de prescripción de cualquier tipo de
obligación es inferior al establecido con carácter general para la obligación
de conservación es recomendable seguir manteniendo la documentación al menos
hasta llegar a los seis años antes mencionados.
Por último, no debemos olvidar la Ley 10/2010, de 28 de
abril, la cual establece en su artículo 25 que
los sujetos obligados a la misma conservarán
durante un
período mínimo de diez años la documentación en que se formalice el cumplimiento
de sus obligaciones en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la
financiación del terrorismo, concretamente copia de los documentos exigibles en
aplicación de las medidas de diligencia debida y original o copia con fuerza
probatoria de los documentos o registros que acrediten adecuadamente las
operaciones, los intervinientes en las mismas y las relaciones de negocio.